Time-менеджмент

Метою викладання навчальної дисципліни «Time-менеджмент» є формування у здобувачів вищої освіти теоретичних знань та практичних навичок управління ресурсом часу для підвищення особистої ефективності і успішного здійснення професійної діяльності.

Завдання дисципліни:

- формування у здобувачів вищої освіти системного уявлення щодо теоретичних та методологічних засад сучасного тайм-менеджменту; оволодіння основними поняттями та категоріями у сфері організації та управління часом;

- набуття навичок інвентаризації часу, встановлення цілей, визначення пріоритетності завдань, делегування повноважень, аналізу та оцінки особистих показників діяльності та створення на їх основі персональної системи обліку часу;

- оволодіння сучасними методами та інструментами організації часу і раціонального використання ресурсів на персональному та корпоративному рівнях;

- розвиток здібностей до творчої роботи, генерації ідей, знаходження нових рішень.

У результаті вивчення навчальної дисципліни здобувач вищої освіти повинен отримати:

загальні компетентності:

ЗК9 Здатність вчитися і оволодівати сучасними знаннями

ЗК11 Здатність до адаптації та дії в новій ситуації.

ЗК13 Цінування та повага різноманітності та мультикультурності.

фахові (спеціальні) компетентності:

СК1 Здатність визначати та описувати характеристики організації.

СК2 Здатність аналізувати результати діяльності організації, зіставляти їх з факторами впливу зовнішнього та внутрішнього середовища.

СК5 Здатність управляти організацією та її підрозділами через реалізацію функцій менеджменту.

СК6 Здатність діяти соціально відповідально і свідомо.

СК7 Здатність обирати та використовувати сучасний інструментарій менеджменту.

СК8 Здатність планувати діяльність організації та управляти часом.

СК11 Здатність створювати та організовувати ефективні комунікації в процесі управління.

СК13 Розуміти принципи і норми права та використовувати їх у професійній діяльності.

СК15 Здатність формувати та демонструвати лідерські якості та поведінкові навички.

очікувані програмні результати навчання:

ПР8 Застосовувати методи менеджменту для забезпечення ефективності діяльності організації.

ПР9 Демонструвати навички взаємодії, лідерства, командної роботи

ПР16 Демонструвати навички самостійної роботи, гнучкого мислення, відкритості до нових знань, бути критичним і самокритичним.

Програма навчальної дисципліни

Тема 1. Тime-менеджмент в системі управління організацією.

Предмет, об’єкт, мета, завдання, зміст, функції «Тime-менеджменту», як навчальної дисципліни. Аналіз визначень тайм-менеджменту. Історія та етапи розвитку тайм-менеджменту. Час як цінність і непоправний ресурс життя. Властивості і види часу. Атрибути часу. Індивідуальний фонд часу і його структура. Часова перспектива і транспектива. Внутрішні концепції часу. Закон часу, як стратегічного ресурсу. Стратегії управління часом. Система управління часом та її елементи. Основні підходи до управління часом.

 

Тема 2. Інвентарізація та аналіз часу.

Визначення поняття, сутність, задачі хронометражу часу. Алгоритм інвентаризації та аналізу часу. Фотографія робочого дня. Зміна способів управління часом за допомогою поточної  карти та поточної діаграми. Аналіз часових витрат з використанням карт і графіків Г. Ганта. Картка щоденного обліку часу А. Гастєва. Облік часу П. М. Кєрженцева. АВС-хронометраж. Хронометраж за Г. А. Архангельским. Категорії витрат часу. Щоденний експрес-аналіз витрат часу з використанням органайзеру. Журнал часу. Органайзер, як ТМ-інструмент. Ментальні карти перешкод. «Поглиначі» та «переривники» часу. Структура робочого часу менеджера.

 

Тема 3. Встановлення пріоритетів при виконанні справ та опрацюванні управлінських рішень.

Процес прийняття управлінських рішень. Типові помилки при прийнятті рішень. Причини прийняття невдалих рішень. Вибір пріоритетності справ. Принципи пріоритетності. Пріоритетність  поточних  задач. Пріоритет довгострокових цілей. Критерії пріоритетності. Аналіз пріоритетності за Ейзенхауером. Принцип Паретто (20/80). Правило Л. Зайверта (60/20/20). Встановлення пріоритетів за допомогою АВС-аналізу (15/20/65).

 

Тема 4. Визначення цілей в системі тайм-менеджменту.

Визначення понять «мета» і «цілепокладання». Класифікація цілей. Цілі особистості та цілі організації. Система цілей: довгострокові, середньострокові і поточні цілі. Цілепокладання як основа визначення ключового напрямку розвитку та розробки плану досягнення результату. Основні аспекти цілепокладання. Пошук і формулювання цілей. Цілепокладання і процес досягнення мети. Помилки цілепокладання. «Дерево цілей». Променеві діаграми. Граф життєвих цілей. Кількість і ступінь важливості цілей. Пріоритетність і термін досягнення цілей. Логічна підпорядкованість і гармонійність цілей. Раціональність і ступінь усвідомленості результату процесу цілепокладання. Деталізація і конструктивність цілей. SMART-технологія постановки цілей (за Д. Доурденом). Проектна система постановки цілей (по Г. Архангельському). Алгоритм цілепокладання. Ключові сфери життя. Основні  цінності особистості. Матриця «цілі / цінності». SWOT-аналіз особистості. Ресурсний аналіз «мета-засоби». Аналіз «мета-задачі». Ситуаційний аналіз (за Л. Зайвертом). Постановка цілей: від загального до конкретного. Види перешкод досягнення цілей.

 

Тема 5. Планування робочого часу менеджера.

Принципи  планування. Алгоритм планування дня. Система планів. Метод простого планування. Метод пріоритетного планування. Метод «шести задач». Метод Д. Ейзенхауера. Система обліку часу А. А. Любищева. Система управління часом Б. Франкліна. Метод складання планів «Альпи». Особливості використання методик планування часу. Техніка  планування «День-тиждень». Особливості планування задач зі складною структурою. Техніка планування «Кайрос». Вибір інструментів для планування часу. Дошки планування. Щоденник. «Стратегічна картонка».

 

Тема 6. Контроль і самомотивація в тайм-менеджменті.

Самомотивація до виконання запланованої дії. Види і методи контролю. Персональний управлінський облік. Визначення понять «мотивація», «стимул» і «самомотивація». Теорії мотивації. Типи особистості залежно від типу самомотивації. Бажання, потреба, необхідність. Прокрастинація та рекомендації щодо її подолання. Нагороди і покарання. Синдром «вигоряння»: види, причини, признаки, профілактика. Задачі контролю. Контроль процесів і результатів. Прийняття рішень за відхиленнями. Самоконтроль процесу діяльності і результатів. Контроль дня. Етапи контролю. Метод «П’яти пальців» (за Л. Зайвертом). Способи оцінки власної ефективності. Використання карт контролю. Правила і помилки контролю. Побудова аналітики: способи оцінки власної ефективності. Показники, що відображають витрати часу. Показники якості організації роботи. Облік результатів. Застосування аналітики.

 

Тема 7. Підвищення ефективності використання часу. Інформаційні технології в управлінні часом.

Методи боротьби з «поглиначами» часу. Переборення шкідливих звичок. Мистецтво відмови, вміння казати «ні». «Улюблена» і «неулюблена» робота. Впорядкування телефонних дзвінків. Зміст роботи менеджера. Фактори, що впливають на роботу менеджера. Створення належних умов роботи. Робочій стіл. Робота з документами і кореспонденцією. Підготовка і проведення  виступів. Делегування, як спосіб економії витрат часу. Сутність і необхідність делегування. Справи, що підлягають і що не підлягають делегуванню. Правила ефективного делегування. Причини опору делегуванню. Тактика і способи подолання опору делегуванню. Переваги та недоліки делегування повноважень. Правила заміщення. Організація командної роботи. Визначення комунікативної компетентності. Підвищення комунікативної компетентності. Порівняльна характеристика ділового і міжособового спілкування. Принципи ефективного ділового спілкування. Система міжособових комунікацій. Формалізація інформації та інформаційних потоків. Персональна система роботи з інформацією. Розвиток навичок і якостей лідера. Принципи лідерства. Стратегічний алгоритм лідерства. Позаробочий час: види і характеристика. Види проміжного часу. Як ефективно використовувати проміжний час. Планування відпочинку. Відпочинок під час робочого дня.

Огляд програм для організації часу. Планування часу у програмі Microsoft Outlook. Аналіз витрат часу в Excel. Організація спільної роботи с документами. «Мобільний офіс», додатки для телефону, диктофон. Офіс в Інтернеті. Робота з електронною поштою.